Проведение конференции любого формата требует тщательной подготовки. Как правило, Для успешного проведения конференции необходимо учесть следующие аспекты:
Тщательное планирование конференции. Нужно разработать детальный план мероприятия, определить его цели и способы их достижения, найти и забронировать подходящее для проведение конференции помещение, организовать питание для всех участников - как слушателей, так и сотрудников. В отдельных случаях может понадобиться включить в бюджет бронирование гостиниц.
Перед тем, как разрабатывать детальную программу мероприятия, определитесь с его целевой аудиторией - это поможет вам найти необходимых спикеров, которые могут представить интересные и актуальные темы. После этого можно приступать к разработке маркетинговой стратегии для вашего мероприятия, которая позволит узнать о нем как можно большему числу потенциальных участников.
В процессе подготовки мероприятия убедитесь, что у вас есть необходимое техническое оборудование для проведения презентаций, демонстрации видео и звука, проведения веб-трансляций и других технических аспектов. Недостающее оборудование для конференц связи можно купить онлайн - исправно работающие динамики, колонки, камеры, проекторы и микшер-системы обеспечат всем участникам конференции хорошее звучание и высокое качество передачи изображения, будь то демонстрация презентации либо видео созвон со спикерами, которые выступают удаленно.
Вам придется разработать систему регистрации участников, чтобы собрать необходимую информацию о них и упростить организационные процессы. Назначьте ответственных за коммуникацию людей, обеспечьте разные бейджи для разных участников мероприятия (например, отдельный для слушателей, отдельный для спикеров и ведущих, отдельных для технических сотрудников и так далее).
В планировании конференции много внимания должно уделяться логистике. Как организующая стороны, вы должны предоставить информацию о транспорте, размещении, ресторанах и других удобствах в районе проведения конференции. Если мероприятие проводится в нескольких залах, подготовьте схемы перемещения и план выступления спикеров, чтобы посетители могли лучше ориентироваться.
Немаловажным является и получение обратной связи - для этого постарайтесь опросить как можно больше участников мероприятия, разработайте форму обратной связи при необходимости. Это поможет вам оценить успех мероприятия, выявить сильные стороны и области для улучшения в будущем.