Способы доставки документов

Для деятельности каждой организации необходимо налаженное и бесперебойное отправление корреспонденции. Надежная работа служб доставки требуется для углубления деловых контактов разных компаний. 

Курьерская доставка осуществляется курьерами из одного пункта в другой в заранее утвержденное время. Компания Spark.kz осуществляет перевозку корреспонденции с помощью курьеров по специально разработанным маршрутам на протяжении 10 лет. Услугами логистики https://spark.kz/logistika пользуется множество предприятий и организаций в Казахстане и других странах. 

Подготовка корреспонденции 

Обычно ответственное лицо готовит документацию к отправке в службу делопроизводства. Экспедиция же выполняет следующие функции:

• прием, обработку и подготовку исходящей корреспонденции, в том числе проверку вложений в соответствии с прилагаемыми документами;
• обеспечение сохранности полученных писем;
• сортировку корреспонденции по виду доставки;
• регистрацию исходящих сведений в канцелярской (экспедиторской) службе;
• подготовку необходимых записей;
• упаковку и оформление писем.

Для транспортировки корреспонденция должна быть зарегистрирована, полностью оформлена и подписана ответственным лицом. Также при необходимости документация должна быть заверена печатью организации. Неправильно оформленные документы возвращаются службе делопроизводства ответственным сотрудником. 

Необходимо проверить, чтобы все документы были в порядке, а вся важная корреспонденция была заверена печатью. Наличие копий требуется, если документация отправляется по разным адресам. Также важно соблюдение сроков доставки. 

Отправление документов экспедицией

Сотрудник службы делопроизводства проверяет представленную корреспонденцию и регистрирует карточку на отправку/получение документации в специально отведенном журнале. 

Если письмо отправляется почтой, то регистрируется дата, когда документ был передан в почтовое отделение. Но такой способ не позволяет контролировать точный срок доставки. 

Часто необходимо отправить документ срочно. В таком случае вы можете воспользоваться экспресс-доставкой курьером. В отличие от отправления документов обычной почтой, быстрая доставка имеет следующие плюсы:

• короткие сроки исполнения услуги;
• нет необходимости самостоятельно отправляться в почтовое отделение и стоять в очереди;
• гарантии от исполнителя на обеспечение сохранности письма;
• возможность выбора конкретного дня и часа для доставки бумаг по указанному адресу.

Чтобы заказать услугу быстрой доставки, необходимо оставить заявку на сайте Spark.kz. Воспользоваться услугами курьера могут как предприниматели и юридические лица, так и физические лица.

Розыск утерянной корреспонденции

Расследование пропажи официальных документов должно быть проведено на протяжение одного года с обнаружения их потери. Однако срок может быть продлен еще на один год. Это определяется руководящим архивными документами. 

Розыск может быть осуществлен методом анализа документации в архивах перечней, давних каталогов и путем неоднократного изучения смежных фондов. Для выявления отсутствующих документов могут вестись проверки на наличие корреспонденции по отдельным хранилищам, отделам и группам документов. В случае ненахождения утерянного документа архивным способом претензия может быть предъявлена в течение шести месяцев. Изложить претензии необходимо в письменном виде.

Профессиональная и своевременная доставка документации осуществляется Spark.kz. Компания предоставляет услуги по транспортировке документов по всему Казахстану. Это ответственный перевозчик, который работает исключительно по договору. Ход транспортировки ответственным исполнителем отображается онлайн в личном кабинете заказчика. Менеджер всегда находится на связи — звонить можно при возникновении любых вопросов. Компания постоянно совершенствует процесс работы с заказчиками и развивает прогрессивные решения в логистике.